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Lydie FRENOIS

Chargée de support commercial & Gestion événementielle

Dynamique
Facilité d'adaptation
Rigoureuse
Organisation
Anticipation
Accueil Expériences Formations Compétences Centres d'intérêt
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Lydie FRENOIS
41 ans
Permis de conduire
Besançon (25000) France
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Ouverte aux opportunités
CV réalisé sur DoYouBuzz
Expériences
  • Gestion et coordination des événements externes : salons séminaires, congrès et webinaires :
    • Aide à la réalisation de l’événement : réflexion sur les concepts clés présentés lors de l'événement en collaboration avec l’équipe projet « Salons », recherche et sélection des lieux adaptés à la taille et l’esprit de l'événement
    • Gestion de l'organisation opérationnelle : gestion de l’hébergement, du transport pour les participants, gestion de la logistique (expédition, et réception du matériel), et coordination des différents prestataires et des équipes jusqu’à l'événement
    • Suivi de projet : gestion et suivi du budget, et veille au bon respect des délais selon le rétro planning établi
  • Missions commerciales, et administratives :
    • Assurer la veille commerciale des marchés publics
    • Constitution et envoi des dossiers de qualification, pour candidater à un appel d'offres
    • Support, mise en forme, et envoi des réponses aux appels d'offres
    • Collecte des documents administratifs et sociaux (Attestation de vigilance, marchés publics, attestation fiscale, et attestation assurance).
    • Maintien de la base de données clients, et envoi de courriers/mails aux clients
    • Assurer la logistique lors des embauches (badge, poste de travail, outils informatique, téléphone)
    • Organisation des visites clients, sur site
    • Saisie, et suivi des demandes d'achat
    • Contrôle des notes de frais et suivi des signatures
    • Gestion des agendas, et réservation de salles de réunion
    • Suivi du budget
    • Mise en place des options nécessaires, concernant la téléphonie mobile, et suivi des factures
    • Divers travaux administratifs : slides, mise en page, impressions, reliures, commande de cartes de visite, courriers, expédition.
En savoir +
  • Assurer la veille commerciale des marchés publics
  • Constitution et envoi des dossiers de qualification pour candidater aux appels d'offres
  • Collecte, et diffusion des documents obligatoires lors de la signature de contrats des marchés publics (attestation de vigilance, fiscale, assurance, K-Bis, liste des salariés étrangers, etc).
  • Support, mise en page et envoi des réponses aux appels d'offres
  • Maintenir la base de données clients, et envoi de courriers/mailing aux clients
  • Organisation d’événements (salons, séminaires, conférences, congrès.)
  • Assurer la logistique lors des embauches (badges d'accès, poste de travail, outils informatiques, téléphone)
  • Organisation des visites clients sur site
  • Saisie, et suivi des demandes d'achat
  • Gestion des fournitures : commande, suivi, gestion du stock, facturation
  • Contrôle des notes de frais et suivi des signatures
  • Organisation et suivi des déplacements
  • Gestion des agendas, et réservation de salles de réunion
  • Demande, suivi et facturation des commande de prestataires
  • Mise en forme de tableaux croisés dynamiques, et suivi des coûts projets
  • Mise en place des options nécessaires, concernant la téléphonie mobile, et suivi des factures
  • Saisie des heures passées, dans l'ERP (MFG PRO)
  • Consultation de prix, recherche de nomenclatures, et sortie de pièces du stock interne dans l'ERP (MFG PRO)
  • Divers travaux administratifs : Classement, frappe, slides, mise en page, fax, impressions, reliures, commande de cartes de visite, courriers, expédition, et traduction de documents
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  • Gestion intégrale de l'agenda du responsable : prise de rendez-vous, reports de rendez-vous, organisation de réunionq (web & conf call), réservation de salles de réunions
  • Participation aux réunions hebdomadaires, établissement du compte rendu, et diffusion
  • Organisation globale des déplacements
  • Mise en place de tableaux de bord, d’indicateurs, et suivi des coûts projets
  • Organisation d’événements (repas d'équipes, congrès, séminaires)
  • Support administratif aux appels d'offres
  • Organisation de sessions de sensibilisation à la sécurité informatique, pour tous les employés du site (env. 400 personnes)
  • Gestion de la bibliothèque technique : gestion des emprunts, demande de devis, commande de nouveaux livres, suivi, réception et enregistrement dans la base de données
  • Gestion des normes :
    • Impression et copies des normes sur simple demande,
    • Demande de devis des normes périmées, annulées, ou pas encore en notre possession
    • Commande, suivi et réception des normes commandées
    • Enregistrement et archivage des normes reçues
  • Gestion des fournitures : commande, suivi, gestion du stock, facturation
  • Mise en place, et maintien d'un tableau de présence (vacances, déplacements)
  • Saisie, contrôle des notes de frais et suivi des signatures
  • Saisie et suivi des demandes d'achat
  • Saisie des heures passées, dans un ERP (MFG PRO)
  • Consultation de prix, recherche de nomenclatures, et sortie de pièces du stock interne dans l'ERP
  • Divers travaux administratifs : Classement, frappe, slides, mise en page, fax, impressions, reliures, commande de cartes de visite, courriers, expédition, et traduction de documents
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  • Gestion des approvisionnements, en fonction des demandes de clients internes
  • Passation des commandes auprès des fournisseurs, gestion administrative des commandes, et suivi des livraisons
  • Optimisation et vérification des stocks
  • Gestion des commandes de frais : (en moyenne 50 par jour)
    • Contrôle de la commande
    • Validation aux responsables
    • Envoi des commandes
  • Suivi des commandes, et relance fournisseurs, pour avoir une date accusée de la commande
  • Support aux approvisionneurs, en cas de besoin
  • Gestion globale des déplacements, pour les employés :
    • Réservation de billets de train, et d'avion
    • Demande et réservation de voitures de location
    • Réservation d'hôtels
En savoir +
  • Prises de messages téléphoniques
  • Réservation de salles de réunions
  • Saisie et contrôle des notes de frais
  • Envoi des commandes aux fournisseurs
  • Courriers aux fournisseurs
  • Mise à jour des indicateurs pour les acheteurs (délais ...Etc)
En savoir +
Formations

Communiquer avec Linkedin

Orsys

Juin 2020
Formation Interne sur 1 jour - Communiquer avec Linkedin
En savoir +

3h Chrono pour utiliser Twitter efficacement

Cegos

Juin 2020
Formation interne de 3h - h Chrono pour utiliser Twittter efficacement

Assistante Chef de Projet

Cegos

Mars 2014
Formation interne de sur 2 jours - Assistante Chef de Projet
En savoir +

BTS Assistante de Gestion PME PMI

Lycée Louis Pergaud - Besançon

Septembre 2004 à juin 2006
Formation axée sur la polyvalence : Secrétariat, Comptabilité, Commercial, et Ressources Humaines

Baccalauréat STT

Lycée Xavier Marmier - Pontarlier

Septembre 2001 à juin 2004
Sciences Technologiques et Tertiaires, Spécialité : Secrétariat
Compétences

Langues

  • Français
    Langue maternelle
  • Anglais
    Intermédiaire

Logiciels informatiques

  • Suite Googles
    Mail, Agenda, Hangout, Meet, Docs, Sheets, Slide, Google Sites
    Avancé
  • ERP
    ERP connu : MFG PRO
    Bon niveau

Maitrise du Pack Office

  • Word
    Courriers, Comptes rendus, Publipostage, rédaction de mémoire (avec titres et sommaire)
    Avancé
  • Excel
    Base, Excel, Formules, Mise en forme de TCD
    Bon niveau
  • Power Point
    Création, et animations
    Avancé
  • One Note
    Bon niveau
  • Prise rapide de notes sur ordinateur
    310 mots environ à la minute (Concours Intersteno)
    Bon niveau
  • Illustrator
    Intermédiaire
Centres d'intérêt

Bénévolat

  • Bénévole de la commission Voyages pour le Comité d'Entreprise de la société Flowbird (anciennement Parkeon basée à Besançon) :
    • Recherche d'idées de sorties/voyages pour le personnel
    • Contact privilégié avec des partenaires : agences de voyages, parc d'attractions, centre de vacances/loisirs, centre de thalasso, salle de spectacle, restaurants, traiteurs, cabarets, et fournisseurs divers (bijoux, objets publicitaires, parfums, chocolats, fromages, bières, bonbons)..Etc
  • Très impliquée dans l'organisation d'événements pour l'AFM-Téléthon, et les Virades de l'Espoir
  • De 2011 à 2016 : Bénévole à la coordination départementale de l'AFM Téléthon - Responable Administrative et Financière

Lectures

Cinéma

Sorties

  • Cuisine

Sport

  • Step, et fitness
  • Randonnée
  • Badminton
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