Lydie FRENOIS

• Gestion intégrale de l'agenda du responsable : prise de rendez-vous, reports de rendez-vous, organisation de réunionq (web & conf call), réservation de salles de réunions
• Participation aux réunions hebdomadaires, établissement du compte rendu, et diffusion
• Organisation globale des déplacements
• Mise en place de tableaux de bord, d’indicateurs, et suivi des coûts projets
• Organisation d’événements (repas d'équipes, congrès, séminaires)
• Support administratif aux appels d'offres
• Organisation de sessions de sensibilisation à la sécurité informatique, pour tous les employés du site (env. 400 personnes)
• Gestion de la bibliothèque technique : gestion des emprunts, demande de devis, commande de nouveaux livres, suivi, réception et enregistrement dans la base de données
• Gestion des normes :
  
  • Impression et copies des normes sur simple demande,
    
  • Demande de devis des normes périmées, annulées, ou pas encore en notre possession
    
  • Commande, suivi et réception des normes commandées
    
  • Enregistrement et archivage des normes reçues
    
• Gestion des fournitures : commande, suivi, gestion du stock, facturation
• Mise en place, et maintien d'un tableau de présence (vacances, déplacements)
• Saisie, contrôle des notes de frais et suivi des signatures
• Saisie et suivi des demandes d'achat
• Saisie des heures passées, dans un ERP (MFG PRO)
• Consultation de prix, recherche de nomenclatures, et sortie de pièces du stock interne dans l'ERP
• Divers travaux administratifs : Classement, frappe, slides, mise en page, fax, impressions, reliures, commande de cartes de visite, courriers, expédition, et traduction de documents

• Mise en place d'un outil de recherche et de veille normative, en collaboration avec le responsable, pour optimiser les coûts d'achats des normes : recherches de solutions, consultation de différents fournisseurs, étude comparative, choix de la solution retenue, mise en place de l'outil, et communication aux utilisateurs finaux