Le Responsable des Services Généraux gère l'ensemble des services destinés à procurer un cadre de travail adapté aux besoins de l'entreprise et des salariés. Aussi, il doit posséder des qualités telle que l'autonomie, le sens de l’organisation et la réactivité pour faire fasse aux imprévus. Il doit également être une personne de contact et communicante car sa fonction transverse impose des relations tant internes qu'externes à l'entreprise : une bonne expression écrite et orale ainsi qu'une bonne aisance relationnelle sont importantes.
suivi des fournisseurs et prestataires extérieurs : prise de contact, point sur les contrats en cours
Gestion des moyens
parc automobile (67) : suivi des contrats, commandes, restitutions, sinistres
parc téléphonie fixe : installation et configuration (120 SDA),
parc téléphonie mobile (120)
parc photocopieurs (8) et télécopieurs (17)
Gestion des achats
commandes : fournitures, imprimés
validation des factures
Garant de la sûreté
création et configuration des badges d'accès
Déménagement interne d'une cinquantaine de postes de travail
pilotage des déménageurs
brassage de la téléphonie
Relations avec les autres services : achats, comptabilité, juridique, informatique
Rattaché au Directeur des Ressources Humaines
Encadrement de 3 collaborateurs
1 agent polyvalent : courrier, colis, coursier, petites interventions, suivi des stocks de fournitures et consommables, travaux d’aménagement, gestion des badges d’accès
2 hôtesses d’accueil : réception des appels téléphoniques, des visiteurs et des livraisons
Rédaction d’un rapport d’étonnement
Mise en place d’une structure d’archivage numérique : améliorer l’organisation du service
Recherches d’informations et mise en place d’un tableau de bord avec indicateurs d’efficiences et d’activités : rechercher des pistes d’optimisation
Gestion du parc informatique et du réseau (2 sites : Voisins et Exincourt)
installation et maintenance de 100 PC fixes et portables (Windows 95 à XP)
installation et maintenance de 30 stations CAO UNIX (IBM, SUN, HP, SGI)
installation et configuration de logiciels CAO (Catia v4, Catia v5, IcemSurf, Cadds, Euclid) et FEM
création et administration de l’Intranet (serveur Apache, PHP/MySQL)
création des comptes utilisateurs et gestion des droits d'accès
maintenance de premier niveau des serveurs : serveurs de fichiers (NetApp), Lotus Notes, réseau (Firewall, DNS, proxy, contrôleur de domaine Windows, switches)
sauvegardes (DAT, DLT) et archives (DAT, CD, DVD)
support et formation de base aux utilisateurs
relations avec le support informatique allemand
Gestion des communications Création, suppression, mise en place d'options, pilotage et paramétrage des PABX, brassage
téléphonie fixe (2 PABX, 40 SDA)
téléphonie mobile (50 lignes)
Internet (liaisons louées puis SDSL)
ENX (European Network EXchange)
Achats
logiciels (bureautiques, CAO ...)
matériels (PC, pièces, imprimantes ...)
consommables informatiques
Gestion des services généraux
pilotage des travaux lors des aménagements et des déménagements des locaux : cloisons, climatisation, réseau, rénovation
suivi des 20 fournisseurs et prestataires
en charge du parc automobile (4 véhicules)
installation et configuration des photocopieurs multifonction
gestion du mobilier
suivi des fontaine à eau, machine à café et distributeur automatique
création des badges et suivi des contrôles d’accès
Opérateur d’exploitation informatique au Centre de Calcul Régional, Centre de Facturation et de Recouvrement à Guyancourt (78) :
saisies informatiques,
impression des factures téléphoniques d’après bandes magnétiques.
Secrétariat du service Gestion des Commandes et du service Facturation, Organisme National de Soutien - Système d’Information Commerciale à Guyancourt (78) :
tri du courrier,
réception des appels téléphoniques.
Auxiliaire au répartiteur téléphonique, Centre Principal d’Exploitation de Vaugirard à Paris (75) :
mise en place, retrait et tests des lignes téléphoniques
Exécuter en sécurité des interventions de remplacement et de raccordement, des manœuvres dans le respect des prescriptions de sécurité électrique pour les personnes habilitées