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Cécile Donnez

Secretaire-Freelance.org

Cécile Donnez
Situation professionnelle
Freelance
Ouverte aux opportunités
Présentation
Professionnelle de la gestion administrative, polyvalente, organisée et flexible, j’ai évolué d’une fonction d’hôtesse d’accueil standardiste et de secrétariat classique à une responsabilité d’assistante au sens large, en acquérant des compétences transverses : comptables, RH et commerciales.

Dotée d’un très bon relationnel et d’une grande capacité d’adaptation, je souhaite seconder un dirigeant à la recherche d’une assistante loyale, discrète et professionnelle, sachant gérer ses missions en totale autonomie, anticiper et prendre des responsabilités au-delà de sa fonction première.

J'ai débuté ma carrière en 2003 et ai exercé dans divers secteurs d’activités du privé et de la fonction publique.
CV réalisé sur DoYouBuzz
  • 1. Responsable administrative pour un prestataire informatique spécialisé en cybersécurité :
    - création et gestion de documents administratifs : contrats, fiches de présence, factures et rappels d’échéances
    - saisie et suivi des notes de frais, calcul de TVA
    - organisation de déplacements à l’étranger
  • 2. Consultante-rédactrice de CV et/ou lettre de motivation pour des particuliers ou des professionnels :
    - élaboration et optimisation de CV et LM et accompagnement dans la recherche d'un emploi
  • 3. Secrétaire de direction pour une association :
    - gestion administrative et comptable auprès du Président de l'association : courriers, factures, notes de frais, suivi des adhésions, saisie comptable et rapprochements bancaires
    - support événementiel pour le congrès annuel (300 personnes) : mise en place du comité de pilotage, chargée de l'anonymisation des dossiers
  • 4. Autres prestations ponctuelles :
    - rédaction de courriers institutionnels
    - élaboration d'un dossier complet dans le cadre juridique d'une injonction de payer
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  • Optimisation des formalités RH et gestion administrative du personnel :
    - création de documents types liés à la vie du salarié dans l’entreprise
    - rationalisation des éléments variables pour la paie via le logiciel de pointage
    - relais avec cabinet comptable, médecine du travail et mutuelle
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  • Respect des délais permettant les déclarations liées aux statuts d’intermittents du spectacle de nos intervenants :
    - rédaction des contrats de travail, saisie des notes de frais et élaboration des bulletins de paies
    - gestion de la facturation
    - saisie des pièces comptables et rapprochements bancaires
    - déclarations TVA
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  • Collaboration en transversalité avec 3 services techniques, les services généraux, la comptabilité et les RH :
    - élaboration d'un tableau de suivi budgétaire et d'un fichier fournisseurs pour chaque service
    - gestion des astreintes, de l'attribution des tenues et des vestiaires
    - tutorat d'un collaborateur en situation de handicap
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  • Affectation de transport adapté pour des élèves en situation de handicap et circuits spéciaux de cars scolaires :
    - vérification et enregistrement des demandes de transports
    - création d’itinéraires via l’outil de cartographie
    - gestion administrative des marchés publics
    - contrôle et saisie des factures
    - réception des règlements, édition des cartes scolaires et des attestations de paiement
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  • Progression rapide en pilotage de projet dans l’insertion et l’accompagnement des 1000 agents :
    - gestion de l’action sociale : attribution de prestations et aides financières
    - responsable du séminaire d’accueil des nouveaux arrivants, élaboration d’un livret d’intégration et support dans l’organisation d’autres événements
    - référente handicap : création d’un service, réalisation d’un guide de sensibilisation et déclaration du taux d’emploi
    - gestion du personnel, suivi du budget et réalisation du bilan social du service
  • Actualisation des supports de communication transmis dans le cadre des réponses aux appels d’offres.
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  • Poste administratif à temps partiel complété avec la création d’un poste d’assistante commerciale et marketing menant vers un temps plein :
    - gestion du personnel et suivi du budget
    - déclaration fiscales en lien avec cabinet comptable
    - analyse des réponses du questionnaire de satisfaction servant de base aux évaluations annuelles des formateurs
    - réalisation de supports de communication
    - enrichissement du site web en partenariat avec le webmaster
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  • Constitution de dossiers et actualisation des supports institutionnels dans le cadre des réponses aux appels d’offres.
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  • Intégration professionnelle discontinue à différents postes permettant d’avoir une vision transversale des fonctions supports lors de missions d’intérim et de stages scolaires dans le cadre de mon baccalauréat.
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- optimiser ses écrits professionnels
- animer une réunion
- prise de parole en public
- élaborer et conduire un projet de service
- prévention des risques psycho-sociaux
- travailler au quotidien avec des agents en situation difficile
Sciences humaines et sociales : psychologie
Option assistance, accueil et conseil
Mention assez bien
  • accueil physique et téléphonique
  • tenue d’agenda et rappels d'échéances
  • rédaction et mise en page de documents : courriers, notes, livret d’accueil, fiches descriptives et compte-rendu
  • classement et archivage
  • gestion du courrier
  • organisation de déplacements avec ou sans hébergement
  • commandes de consommables et gestion des stocks
  • constitution de dossiers pour les marchés publics
  • création et gestion de documents contractuels et administratifs : contrats, fiches de présence, factures
  • gestion des absences, congés et visites médicales
  • rationalisation des éléments variables pour l’élaboration de la paie
  • relais avec partenaires externes : cabinet comptable, médecine du travail et mutuelle
  • déclaration préalable à l’embauche/DPAE
  • gestion des formations et missions
  • déclaration du taux d’emploi (travailleurs en situation de handicap)
  • création et suivi d’un tableau budgétaire
  • saisie et suivi des notes de frais
  • relances des impayés
  • support dans la réalisation du bilan social
  • saisie de factures
  • rapprochements bancaires
  • calcul de TVA
  • responsable du séminaire d’accueil des nouveaux arrivants
  • support dans l’organisation d’autres événements
  • bonne maîtrise du Pack Office sous Windows et équivalents sous Linux.
  • notions de comptabilité sur les logiciels Ciel compta, SAGE et SAP.
  • Thunderbird, Lotus Notes, Outlook.