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Cécile Donnez

Secretaire-Freelance.org

Cécile Donnez
Situation professionnelle
Freelance
Ouverte aux opportunités
Présentation
Professionnelle de la gestion administrative, polyvalente, organisée et flexible, j’ai évolué d’une fonction d’hôtesse d’accueil standardiste et de secrétariat classique à une responsabilité d’assistante au sens large, en acquérant des compétences transverses : comptables, RH et commerciales.

Dotée d’un très bon relationnel et d’une grande capacité d’adaptation, je souhaite seconder un dirigeant à la recherche d’une assistante loyale, discrète et professionnelle, sachant gérer ses missions en totale autonomie, anticiper et prendre des responsabilités au-delà de sa fonction première.

J'ai débuté ma carrière en 2003 et ai exercé dans divers secteurs d’activités du privé et de la fonction publique.
CV réalisé sur DoYouBuzz
Expériences
  • 1. Responsable administrative pour un prestataire informatique spécialisé en cybersécurité :
    - création et gestion de documents administratifs : contrats, fiches de présence, factures et rappels d’échéances
    - saisie et suivi des notes de frais, calcul de TVA
    - organisation de déplacements à l’étranger
  • 2. Consultante-rédactrice de CV et/ou lettre de motivation pour des particuliers ou des professionnels :
    - élaboration et optimisation de CV et LM et accompagnement dans la recherche d'un emploi
  • 3. Secrétaire de direction pour une association :
    - gestion administrative et comptable auprès du Président de l'association : courriers, factures, notes de frais, suivi des adhésions, saisie comptable et rapprochements bancaires
    - support événementiel pour le congrès annuel (300 personnes) : mise en place du comité de pilotage, chargée de l'anonymisation des dossiers
  • 4. Autres prestations ponctuelles :
    - rédaction de courriers institutionnels
    - élaboration d'un dossier complet dans le cadre juridique d'une injonction de payer
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  • Optimisation des formalités RH et gestion administrative du personnel :
    - création de documents types liés à la vie du salarié dans l’entreprise
    - rationalisation des éléments variables pour la paie via le logiciel de pointage
    - relais avec cabinet comptable, médecine du travail et mutuelle
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  • Respect des délais permettant les déclarations liées aux statuts d’intermittents du spectacle de nos intervenants :
    - rédaction des contrats de travail, saisie des notes de frais et élaboration des bulletins de paies
    - gestion de la facturation
    - saisie des pièces comptables et rapprochements bancaires
    - déclarations TVA
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  • Collaboration en transversalité avec 3 services techniques, les services généraux, la comptabilité et les RH :
    - élaboration d'un tableau de suivi budgétaire et d'un fichier fournisseurs pour chaque service
    - gestion des astreintes, de l'attribution des tenues et des vestiaires
    - tutorat d'un collaborateur en situation de handicap
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  • Affectation de transport adapté pour des élèves en situation de handicap et circuits spéciaux de cars scolaires :
    - vérification et enregistrement des demandes de transports
    - création d’itinéraires via l’outil de cartographie
    - gestion administrative des marchés publics
    - contrôle et saisie des factures
    - réception des règlements, édition des cartes scolaires et des attestations de paiement
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  • Progression rapide en pilotage de projet dans l’insertion et l’accompagnement des 1000 agents :
    - gestion de l’action sociale : attribution de prestations et aides financières
    - responsable du séminaire d’accueil des nouveaux arrivants, élaboration d’un livret d’intégration et support dans l’organisation d’autres événements
    - référente handicap : création d’un service, réalisation d’un guide de sensibilisation et déclaration du taux d’emploi
    - gestion du personnel, suivi du budget et réalisation du bilan social du service
  • Actualisation des supports de communication transmis dans le cadre des réponses aux appels d’offres.
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  • Poste administratif à temps partiel complété avec la création d’un poste d’assistante commerciale et marketing menant vers un temps plein :
    - gestion du personnel et suivi du budget
    - déclaration fiscales en lien avec cabinet comptable
    - analyse des réponses du questionnaire de satisfaction servant de base aux évaluations annuelles des formateurs
    - réalisation de supports de communication
    - enrichissement du site web en partenariat avec le webmaster
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  • Constitution de dossiers et actualisation des supports institutionnels dans le cadre des réponses aux appels d’offres.
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  • Intégration professionnelle discontinue à différents postes permettant d’avoir une vision transversale des fonctions supports lors de missions d’intérim et de stages scolaires dans le cadre de mon baccalauréat.
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Formations

Formations professionnelles suivies

2012 à 2015
- optimiser ses écrits professionnels
- animer une réunion
- prise de parole en public
- élaborer et conduire un projet de service
- prévention des risques psycho-sociaux
- travailler au quotidien avec des agents en situation difficile

Niveau licence deuxième année

2004 à 2006
Sciences humaines et sociales : psychologie

Baccalauréat Professionnel Services

2000 à 2004
Option assistance, accueil et conseil
Mention assez bien
accueil physique et téléphonique gestion du courrier tenue d’agenda et rappels d'échéances organisation de déplacements avec ou sans hébergement rédaction et mise en page de documents : courriers, notes, livret d’accueil, fiches descriptives et compte-rendu commandes de consommables et gestion des stocks classement et archivage constitution de dossiers pour les marchés publics
création et gestion de documents contractuels et administratifs : contrats, fiches de présence, factures déclaration préalable à l’embauche/DPAE gestion des absences, congés et visites médicales gestion des formations et missions rationalisation des éléments variables pour l’élaboration de la paie déclaration du taux d’emploi (travailleurs en situation de handicap) relais avec partenaires externes : cabinet comptable, médecine du travail et mutuelle
création et suivi d’un tableau budgétaire saisie de factures saisie et suivi des notes de frais rapprochements bancaires relances des impayés calcul de TVA support dans la réalisation du bilan social
responsable du séminaire d’accueil des nouveaux arrivants support dans l’organisation d’autres événements
bonne maîtrise du Pack Office sous Windows et équivalents sous Linux. notions de comptabilité sur les logiciels Ciel compta, SAGE et SAP.
Thunderbird, Lotus Notes, Outlook.