Assimine AHAMADA
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En poste
En simple veille
Assistante administrative et pédagogique
Institut Agro Montpellier (Ex Montpellier SupAgro) - Direction des services d'appui - Equipe vie étudiante et sports (Activités complémentaires depuis sept. 2017 - ETP 0.3)
Septembre 2017
à août 2023
CDI
MONTPELLIER
France
- Accompagner les 12 associations étudiantes dans le cadre de leurs activités
- Gérer et suivre les demandes d’aides sociales
- Organiser les visites médicales obligatoires
- Gérer les dossiers de demandes des étudiants en lien avec l’engagement étudiant et gestion du suivi des tableaux relatifs aux absences en cours/TD
- Contribuer aux activités de prévention
Détails de l'expérience
- Appui aux activités de la direction des services d'appui (assistante de prévention, correspondante d’exploitation du centre de relation clients interne « Référent CRCI »)
- Appui aux activités de la direction des services d'appui (assistante de prévention, correspondante d’exploitation du centre de relation clients interne « Référent CRCI »)
- Accompagner les 12 associations étudiantes dans le cadre de leurs activités
- Gérer la logistique des activités effectuées au sein de l’établissement
- Former les nouveaux trésoriers et présidents dans la gestion de trésorerie de leurs associations
- Encadrer les associations dans la gestion de la subvention de l’école attribué pour leurs activités (60000€ par an) en contrôlant les bilans annuels financiers et pièces justificatives
- Gérer la logistique des activités effectuées au sein de l’établissement
- Gérer et suivre les demandes d’aides sociales
- Récolter les demandes financières, effectuer le planning et la répartition des rendez-vous
- Conduire des entretiens auprès des étudiants
- Préparer les dossiers de demande d’aides financières pour la commission des bourses
- Récolter les demandes financières, effectuer le planning et la répartition des rendez-vous
- Organiser les visites médicales obligatoires
- Gérer les dossiers de demandes des étudiants en lien avec l’engagement étudiant et gestion du suivi des tableaux relatifs aux absences en cours/TD
- Contribuer aux activités de prévention
- Réduction des conduites à risques
- Lutte contre les violences sexuelles et sexistes
- Réduction des conduites à risques
Assistante administrative et pédagogique
Institut Agro Montpellier (Ex Montpellier SupAgro) - Direction des services d'appui - Equipe développement professionnel (ETP 0.7)
Depuis septembre 2012
CDI
MONTPELLIER
France
- Gérer le fonctionnement administratif de l’équipe développement professionnel (7 personnes)
- Assurer la gestion administrative, financière et pédagogique du module de formation « Projet d’étudiants ingénieurs » (190 étudiants de deux cursus ingénieur, répartis dans 58 groupes qui conduisent un projet pendant 10 mois)
- Gérer les outils liés à la construction du projet professionnel
- Gérer le suivi administratif et financier des modules de formation relatifs à l’accompagnement de la construction du projet professionnel et personnel des étudiants
Détails de l'expérience
- Gérer le fonctionnement administratif de l’équipe développement professionnel (7 personnes)
- Appui auprès de la responsable de l’équipe développement professionnel dans la gestion et le suivi du budget consolidé de l’équipe (45000 € par an)
- Organiser la gestion logistique et les déplacements de l’équipe : réserver la salle pour la réunion d’équipe mensuelle, mettre au net le compte rendu de la réunion, organiser les déplacements et gérer les dépenses relatives aux déplacements des membres de l’équipe (2000 € par an)
- Commander les fournitures et assurer la maintenance du matériel (hors informatique) (800 € par an)
- Appui auprès de la responsable de l’équipe développement professionnel dans la gestion et le suivi du budget consolidé de l’équipe (45000 € par an)
- Gérer le suivi administratif et financier des modules de formation relatifs à l’accompagnement de la construction du projet professionnel et personnel des étudiants
- Assurer la gestion financière des unités d’enseignement (22000 € par an)
- Gérer le dossier administratif des intervenants (1 prestataire, 14 vacataires)
- Préparer les documents pour les TD et cours dispensés aux 1ère et 2ème année des 2 cursus ingénieurs (200 étudiants par année de cursus – 21 TD répartis sur les deux années soit 32 heures d’interventions).
- Mettre à jour et animer la plateforme pédagogique en ligne où sont mis à disposition les différentes ressources du cours ou TD pour les étudiants
- Participer à la mise en place et suivre les différentes évaluations
- Participer et organiser les bilans des modules de formation relatifs à l’accompagnement de la construction du projet professionnel et personnel des étudiants
- Assurer la gestion financière des unités d’enseignement (22000 € par an)
- Assurer la gestion administrative, financière et pédagogique du module de formation « Projet d’étudiants ingénieurs » (190 étudiants de deux cursus ingénieur, répartis dans 58 groupes qui conduisent un projet pendant 10 mois)
- Gérer les remboursements de frais engagés dans le cadre des projets par les étudiants (env. 10 000 € par an) ainsi que leur suivi
- Réaliser et suivre les conventions établies entre l’établissement, les commanditaires et les étudiants dans le cadre des projets
- Construire des documents ressources à destination des étudiants pour les aider à élaborer et suivre le budget de leur groupe
- Mettre à jour la plateforme pédagogique en ligne où sont mis à disposition les différentes ressources du pour les étudiants
- Organiser les soutenances : environs 50 soutenances réparties sur 1,5 jours
- Participer aux séances d’information auprès des étudiants
- Gérer les remboursements de frais engagés dans le cadre des projets par les étudiants (env. 10 000 € par an) ainsi que leur suivi
- Gérer les outils liés à la construction du projet professionnel
- Participer à la création et au suivi de la mise à jour d’une plateforme en ligne qui permet aux étudiants ainsi qu’aux agents de l’établissement de consulter les « fiches interviews métiers » effectuées par les étudiants en 1ère année auprès des diplômés de l’école
- Participer à la création et au suivi de la mise à jour d’une plateforme en ligne qui permet aux étudiants ainsi qu’aux agents de l’établissement de consulter les « fiches interviews métiers » effectuées par les étudiants en 1ère année auprès des diplômés de l’école
Responsable administrative et financière
GROUPE PGB PARTICIPATION - Direction générale
Mars 2011
à juin 2012
CDI
MONTPELLIER
France
- Assurer la gestion administrative quotidienne de la société et de ses 2 filiales (Lememo.com et Lenéon05) > Effectif : 40 salariés/3 entités (Gap/Montpellier)
- Manager le service administratif et financier (3 salariés)
Détails de l'expérience
- Assurer la gestion administrative quotidienne de la société et de ses 2 filiales (Lememo.com et Lenéon05)
- Créer et suivre les indicateurs économiques et sociaux du groupe
- Consolider les données comptables et financières des filiales au niveau du groupe
- Gérer la relation avec les partenaires juridiques, comptables et financiers
- Représenter la direction auprès des administrations fiscales et sociales (Centre des impôts, URSSAF)
- Réaliser la veille juridique sociale et fiscale
- Créer et suivre les indicateurs économiques et sociaux du groupe
- Manager le service administratif et financier (3 salariés)
- Effectuer les entretiens professionnels
- Animer et fédérer le service
- Gérer le suivi de la préparation et du contrôle des bilans des trois sociétés
- Gérer le suivi de la gestion administrative du personnel : participer aux entretiens d’embauche, mettre en œuvre les mesures disciplinaires, superviser le suivi des congés, rédiger les contrats de travail, identifier et consolider les besoins en formation
- Réorganiser une des filiales du groupe en vue du transfert du siège social de GAP vers Montpellier (15 licenciements à Gap, recrutement de 20 salariés à Montpellier)
- Effectuer les entretiens professionnels
Description de l'entreprise
Le Memo : Annuaire professionnel
Le Neon05 : Magazine local (05)
Le Neon05 : Magazine local (05)
Responsable des ressources humaines
DMAILER SA - Direction générale
Octobre 2008
à novembre 2009
CDI
MARSEILLE
France
- Gestion du service des ressources humaines (3 personnes)
Effectif : 29 salariés/7 nationalités/2 entités (France/ États-Unis)
Détails de l'expérience
- Encadrer le service des ressources humaines
- Animer et fédérer le service
- Élaborer le bilan social auprès du conseil d’administration et conseil de surveillance
- Contrôler le respect des obligations sociales et de la législation en vigueur
- Assurer la gestion administrative du personnel : participer aux entretiens d’embauche, mettre en œuvre les mesures disciplinaires, superviser le suivi des congés, rédiger les contrats de travail, identifier et consolider les besoins en formation
- Animer et fédérer le service
Description de l'entreprise
Éditeur de logiciels
Assistante de direction bilingue
DMAILER SAS - Service direction générale
Septembre 2004
à octobre 2008
CDI
marseille
France
- Appui à la direction générale dans la gestion administrative, sociale et financière de la société
Détails de l'expérience
- Être en appui du président directeur général et du comité de direction dans la gestion
administrative de leurs dossiers :
- Répondre aux appels d’offres;
- Participer à la valorisation des différents projets R&D en vue du crédit d’impôt recherche;
- Participer à des concours régionaux en vue de communiquer sur le produit phare de la société et afin d’obtenir des financements;
- Gérer du suivi administratif du dépôt des marques de la société à l'INPI;
- Organiser et participer aux différents conseils institutionnel de la société.
- Répondre aux appels d’offres;
- Comptabilité & finance :
- effectuer le suivi commerciale des clients français et étrangers (revue des contrats commerciaux, analyse et validation des reportings, facturation, relance)
- gérer la relation avec les partenaires français et étrangers de la société (fournisseurs, banques, expert-comptable, sous-traitant)
- effectuer le suivi commerciale des clients français et étrangers (revue des contrats commerciaux, analyse et validation des reportings, facturation, relance)
- Ressources humaines :
- Prendre en charge la gestion administrative des stagiaires (rédaction contrat, élaboration dossier subvention auprès d’OSEO, gestion relation avec l’école/l’université)
- Assurer la gestion administrative du personnel (rédaction contrat de travail, tenu du registre des entrées et sorties du personnel, établissement DUE, suivi des congés du personnel, formation)
- Prendre en charge la gestion administrative des stagiaires (rédaction contrat, élaboration dossier subvention auprès d’OSEO, gestion relation avec l’école/l’université)
Description de l'entreprise
Éditeur de logiciels
Secrétaire polyvalente
GAZ INTERVENTION - Service direction générale
Juin 2004
à août 2004
CDD
Marseille
France
- Assurer la gestion administrative de l'entreprise
Détails de l'expérience
- Organiser le planning des intervenants
- Traiter des remises de chèques
- Assurer la gestion de la relation avec le cabinet comptable (préparation de la comptabilité, élaboration des états des dépenses et recettes)
- Gérer le suivi des clients et fournisseurs
Description de l'entreprise
Société de service spécialisée dans l’entretien d’appareils à gaz
Site web de l'entreprise
Secrétaire polyvalente
GAZ INTERVENTION - Service direction générale
Janvier 2004
Stage
MARSEILLE
France
- Gérer la relation avec le cabinet comptable
(préparation de la comptabilité, élaboration des états de dépenses) - Assurer le suivi des clients et fournisseurs
- Mettre à jour la base de données
Site web de l'entreprise
Employée administrative
PREFECTURE DES BOUCHES-DU-RHÔNE - Service taxe d'apprentissage
Novembre 2003
Stage
Marseille
France
- Vérifier des demandes d'exonérations
- Relancer les entreprises
- Archiver les dossiers traités
Secrétaire polyvalente
CABINET BINISTI BOUQUET LASSALLE - Service comptabilité
Juin 2003
à juillet 2003
Stage
Marseiile
France
- Traiter les remises de chèques
- Préparer le travaux de fin d'exercice comptable
- Établir les honoraires
Employée administrative
PREFECTURE DES BOUCHES-DU-RHÖNE - Service taxe d'apprentissage
Mars 2003
Stage
MARSEILLE
France
- Vérifier les demandes d'exonérations
- Archiver les dossiers traités
Employée administrative
CONSEIL REGIONAL - Service Administratif Général
Juin 2001
Stage
MARSEILLE
France
- Archiver des dossiers traités en N-1
- Enregistrer des factures
- Préparer des commandes
- Préparer des mandats
- Traiter les relances auprès des fournisseurs afin de pouvoir valider leurs dossiers
