Sandrine Mateo
Responsable administrative et financière
Responsable administrative et financière
Morgan McKinley
Depuis 2011
CDI
Paris
France
- Accompagnement de l’implantation du bureau de Paris
Détails de l'expérience
- (Travail à 80% en langue anglaise)
Comptabilité / Finance – Mise en place et gestion de la facturation et du recouvrement, traitement des factures fournisseurs, validation des notes de frais, élaboration de tableaux de bords et reportings mensuels pour la Direction financière Groupe.
Ressources Humaines / Diversité - Recrutement, rédaction des contrats, supervision de la paie, gestion du personnel, suivi de la formation interne. Mise en place et suivi de la politique Diversité et Egalité des chances.
Services Généraux – Aménagement du bureau (de la supervision du chantier jusqu’à la mise à disposition du site aux collaborateurs), négociation et suivi des contrats (entretien, IT, téléphonie mobile, reprographie), responsable des achats courants.
Communication – Rédaction et traduction du site internet français, recrutement et supervision d’un Community Manager, organisation d’évènements clients, rédaction de documents de communication interne (livret d’accueil, guide Leaving and working in France) et externe (communiqués de presse, blogs).
Secrétaire général adjoint
Solairedirect
Mai 2007
à novembre 2009
CDI
Paris
- Accompagnement de la croissance de 7 à 180 collaborateurs
Détails de l'expérience
- Mise en place, organisation et supervision des départements suivants :
Comptabilité / Gestion de trésorerie - Traitement des factures fournisseurs, validation des notes de frais, règlements (fournisseurs et collaborateurs), gestion de la flotte de cartes corporate, suivi des comptes bancaires. Encadrement des comptables et aides-comptables (4 personnes).
Ressources Humaines - Recrutement, rédaction des contrats, supervision de la paie, gestion du personnel, mise en place et administration du SIRH, élaboration d’un espace RH sur le site Internet. Encadrement des assistantes paie et administration du personnel (2 personnes).
Services Généraux - Conduite des projets immobiliers (ouverture de 8 sites et déménagement du siège social avec supervision du chantier, depuis la recherche des locaux jusqu’à la mise à disposition du site aux collaborateurs), suivi des contrats d’assurance (immobilier, véhicules, responsabilité civile), gestion du parc automobile (90 véhicules), gestion du parc de téléphonie fixe (9 sites) et mobile (140 lignes), responsable des achats courants, mise en place des services d’entretien, téléconférence, standard externalisé et agence de voyages, élaboration et suivi des procédures relatives aux déplacements professionnels.
Communication Interne - Chef de projet Intranet, organisation d’évènements, diffusion d’actualités, élaboration d’un livret d’accueil.
Juridique et Finances - Support du secrétaire général pour la préparation de dossiers stratégiques et des Conseils d’Administration. Encadrement de l’assistante Secrétariat Général.
Assistante de direction juridique et marketing
Skadden, Arps, Slate, Meagher & Flom
2002
à 2007
CDI
Paris
Détails de l'expérience
- (Travail à 80% en langue anglaise)
Assistanat de direction - Gestion d’agenda professionnel et personnel, filtrage d’appels, traitement des courriers, organisation des déplacements, saisie des feuilles de temps et notes de frais, gestion comptable et administrative (régime de la profession libérale des avocats).
Juridique (marchés de capitaux, fusions-acquisitions, fiscalité) - Rédaction et mise en forme de contrats et documents juridiques, gestion administrative et logistique des dossiers.
Marketing / Knowledge management - Organisation des évènements de recrutement en partenariat avec les universités et grandes écoles, élaboration de supports publicitaires (brochures, insertions), relations presse, gestion de la formation continue des avocats, organisation des formations internes, préparation des supports de conférences, participation à la mise en place d’une base documentaire, évaluation et réorganisation des moyens de formation du personnel administratif ainsi que du système d'archivage, participation au processus de recrutement de l’archiviste.
Responsable administrative
Inlex Conseil
1998
à 2001
CDI
Paris
- Accompagnement de la croissance de 12 à 36 salariés
Détails de l'expérience
- Ressources Humaines – Recrutement, formation et encadrement du personnel administratif et d’accueil (6 personnes). Organisation d’évènements internes.
Services Généraux - Gestion du parc informatique et des moyens de télécommunications (suivi de la maintenance, mise en place d’un réseau informatique, de messageries électroniques et d’une stratégie de sauvegarde des données), gestion des achats courants et de l’entretien des locaux, organisation de l’archivage, supervision du chantier d’extension du cabinet (travaux, aménagement, réseaux). Participation au processus de certification ISO 9001.
Secrétariat juridique - Formalités de dépôt et de renouvellement de marques auprès de l’INPI, recherches d’antériorité, réorganisation et gestion de la surveillance de marques.