Chef de Projet Intranet @ CVCE

Industrialisation de la création de portails Web (MOSS 2007 / WCM)
Développement d'une stratégie de Document Management (MOSS 2007 / ECM-RM)
Mise en œuvre d'une solution de gestion de projet avec PWA 2007 (PWA 2007 / MOSS 2007)
Élaboration et mise en œuvre d'une solution de suivi de projet basée sur Moss 2007
Migration MOSS 2007 (WSS 3 -> MOSS 2007)
Développement d'une stratégie collaborative basée sur une solutions WSS 3.0
Élaboration d’une solution Intranet SharePoint (WSS 3.0)

Détails de l'expérience

Industrialisation de la création de portails Web pour des projets de recherche :

Objectif:
1. Élaborer une méthode permettant de concevoir des portails web pour des projets de recherche. Optimiser la panoplie d'outils et des fonctionnalités de MOSS 2007allant du collaboratif électronique en passant par l'ECM / WCM.
Bénéfices:
1. Acquisition d'une autonomie sur toute la chaîne de production et de publication de portails web pour des projets de recherche en sciences humaines, sociales et politiques.
Valeur ajoutée:
1. Disponibilité d'une solution permettant à l'institut de prendre en charge des projets de recherche et améliorant ainsi sa visibilité dans la communauté scientifique, des experts et des institutions européennes.
Feuille de route du projet:
• Définition des besoins éditoriaux
• Définition des besoins collaboratifs
• Réalisation du site
• Adaptations graphiques (logo, thème)
• Publication au travers ISA server
• Automatiser la création des portails web (en cour de réalisation)

Formation des contributeurs et collaborateurs du projet :
• Création et publication de ressources auto formatives
• Organisation de WorkShops en classe virtuel

Résultats:
2 projets de recherche utilisent ce système:
• www.digitalhistory.lu
• www.recherche-contreleurope.eu
Pilotage de la migration vers les formulaires électroniques :

Objectif :
1. Développer une stratégie zéro-papier pour tous les formulaires administratifs internes (demandes de déplacement, congés, matériels, logiciels, etc.)
Bénéfices :
1. Amélioration de la réactivité autour des demandes administratives internes en rendant accessible depuis l'extranet les demandes et les validations de demandes.
2. Diminuer significativement l'impression de documents
Valeur ajoutée :
1. Diminution du temps de traitement des demandes par les services administratifs
Feuille de route du projet :
• Etudes des demandes pouvant-être exploitées de façon électronique
• Etude du cycle de vie des demandes
• Modélisation du nouveau cycle de vie des demandes électroniques
• Optimisation et du cycle de vie et simplification
• Création et configuration des bibliothèques de documents pour tests
• Retranscription électronique des flux de travail
• Conception des formulaires
• Définition d'une stratégie d'alertes et de notifications par mail
• Tests du système de signatures électroniques
• Tests des circuits d'approbations (acceptation, refus)
• Mise en production
Pilotage de la conduite du changement :
• Sessions d'information
• Création de ressources auto formatives
• Mise en place d'une FAQ
Mise en œuvre d'une stratégie de Document Management MOSS 2007:

Objectif:
1. Rationaliser l'exploitation de la documentation électronique et de la littérature grise
2. Disposer d'une solution permettant de gérer le cycle de vie des documents
3. Disposer de documents avec méta donnée exploitables par le moteur de recherche Intranet (Search Services)
Bénéfices:
1. Amélioration de l'accessibilité des documents (Extranet, moteur de recherche)
2. Identification unique des documents avec l'exploitation d'un Internal Digital Unic Identifier (code barres)
3. Indexation full texte et des métadonnées des documents
4. Amélioration de l'élaboration de documents en équipe
Valeur ajoutée:
1. Mise en cohérence des pratiques liées au cœur de métier (Bibliothèque numérique) avec les pratiques de BackOffice
2. Constitution d'une culture commune sur des thématiques connexes aux bibliothèques numériques
3. Développement d'une stratégie de résultats pertinents issuent du moteur de recherche.
Feuille de route du projet:
• Étude des différents types de documents informatifs, rédactionnels
• Modélisation du cycle de vie des documents
• Mise en relation de la conclusion de l'étude avec le service documentation et l'exploitation de Kentika
• Mise au point des nouveaux modèles de documents (basés sur la nouvelle charte graphique)
• Sélection des métadonnées Dublin Core, incorporation des métadonnées (QuickPart) au sein du document
• Définition d'une architecture de bibliothèque de documents
• Définition de vues génériques basées sur les métadonnées
• Élaboration des règles de fonctionnement
• Gestion de version, extraction, approbation
• Stratégies d'alertes et de notifications par mail
• Organisation de la migration des dossiers réseaux vers les bibliothèques de documents correspondantes

Pilotage de la conduite de changement:
• Sensibilisation aux limites de l'exploitation de répertoires (contraintes des classifications uniquement arborescentes, pas de gestion de version intégrée, pas d'extraction etc...)
• Sessions d'information
• Formations: création de ressources auto formatives, organisations de workshop collectifs
Mise en œuvre de la solution de gestion de projet PWA 2007:

Objectif:
1. Disposer d'un système de feuille de temps, pour l'équipe de développement et et production audiovisuel
2. Tester les possibilités de la solution PWA 2007
Bénéfices:
1. Disposer d'un système de gestion de projet qui pourra être généralisé
Valeur ajoutée:
1. Gérer la disponibilité et la planification des ressources
2. Disposer de données exploitables d'un point de vue comptable
Feuille de route du projet:
• P.O.C sur PWA 2007 sur l’exploitation des feuilles de temps
• Intégration de la solution avec MOSS 2007
• Choix d'un prestataire spécialiser dans la mise en place des solutions PWA 2007
• Etudes aspects savoir et savoir faire liés à la gestion de projet
• Planification de formations à destination des différents acteurs sur l'exploitation des différents éléments de la solution PWA 2007

Résultats:
• Les feuilles de temps sont en phase de test
Mis en œuvre d'une solution de suivi de projet basée sur MOSS 2007:

Objectif:
• Homogénéiser les pratiques liées à la conduite de projet au sein de l'institut
• Incorporer des concepts et des pratiques issues de la gestion de projet (inspiration Prince2)

Bénéfices:
1. Utilisation d'une documentation de projet (proposition, lancement, rapport d'étape, clôture)
2. Rationalisation de l'architecture de l'information au sein d'un projet en respect de l'hétérogénéité pluridisciplinaire des projets au sein de l'institut
3. Amélioration des mobilités des membres des équipes projets d'un projet à l'autre.
4. Centralisation des informations de suivi (tâches, livrables, problèmes, risques)
5. Accessibilité extranet des informations de projet
Valeur ajoutée:
1. Possibilités de tableaux de bords basés sur des KPI
2. Modularité des tableaux de bord à destination des membres des équipes projet, des chefs de projet, des comités de pilotages, des managers des équipes de services
3. Automatisation du reporting sur l'état d'avancement des livrables, tâches, problèmes, risques
Feuille de route du projet:
Élaboration d'une documentation de projet (Proposition, lancement, rapport d'étape, clôture)
Création des modèles de documents et des bibliothèques de documents associés
Élaboration d'un cycle de vie de projet
Élaboration des flux de travail associés au cycle de vie d'un projet (alertes, notification par mail, tâches etc...)
Retranscription électronique du cycle de vie et des flux de travail
Mise en œuvre d'un plan d'information (communication, sessions d'informations)
Pilotage de la conduite de changement:
• Organisation de Workshop, création de ressources auto formatives (e-learning / Moodle / Presenter, Captivate, camtasia)
• Rédaction d'un recueil de recommandation et bonnes pratiques
• Accompagnement des utilisateurs dans la mise en œuvre de la solution de suivi de projet

Résultats:
Plus de 10 projets sont suivi actuellement grâce à cette solution
25 d'ici la fin de l'année
Migration MOSS 2007:

Objectif:
1. Disposer des fonctionnalités entreprises de SharePoint, notamment : les fonctionnalités ECM et WCM, Excel Services, Infopath FormServices, Search Services
Bénéfices:
1. Disposer d'une solution de recherche d'information configurables (meilleurs résultats, alertes sur recherches, confinement de la recherche etc...)
Valeur ajoutée:
1. Mise oeuvre de projet d'envergure "corporate" (Suivi de projet, formulaires électroniques etc...)
RoadMap du projet:
• Acquisitions de connaissances sur les problématiques liées à la migration des plateformes WSS3.0 vers MOSS 2007 (e-learning microsoft, maquettage-POC etc...)
• Étude et dimensionnement de la nouvelle architecture
• Choix des technologies de virtualisation (Vmware ESXi)
• Tests de stabilité de la nouvelle plateforme
• Installation des composants logiciels (ESXi, MOSS 2007, SQL 2005)
• Epuration de la collection de site (Feature, webpart, sites etc....)
• Backup de la collection de site principale
• Restore de collection de site
• Ajustement et retour d'expérience utilisateur

--------Projet à venir migration vers un infrastructure ESX3-HP SAN--------

Résultat:
• 2 serveurs MS SQL 2005
• 2 serveurs WFE
• 2 serveurs d'application MOSS (indexation)
• 1 ISA Server 2006
Développement d'une stratégie collaborative:

Objectif:
1. Mettre à disposition des outils Intranet permettant de mutualiser et conceptualiser l'information
Bénéfice:
1. Homogénéisation des méthodes de partage de l'information, amélioration de l'accessibilité de l'information
Valeur ajoutée:
1. Incorporation de concepts liés au Document Management, initiation au travail collaboratif électronique
Feuille de route du projet:
• Définition des besoins
• Définition des objectifs collaboratifs des espaces de services
• Réalisation d'un modèle de site de service générique
• Mise au point des outils de reporting et des tableaux de bord d'activités

Pilotage de la conduite du changement :
• Élaboration du plan d'information
• Réalisation et conduite de Workshop sur: la gestion de versions, l’approbation de contenu, l’élaboration de flux de travail, la création de vues, les stratégies de notification par mails.

Résultats:
14 sites spécifiques créés dont un site consacré au Conseil d'administration
45 personnes exploitant aujourd'hui les espaces de services
Élaboration d’une solution Intranet SharePoint (WSS 3.0):
Définition des objectifs stratégiques du nouveau portail Intranet
Élaboration de stratégies éditoriale des rubriques
Reprise de données de l’Intranet existant

Description de l'entreprise

Le Centre Virtuel de la Connaissance sur l'Europe (CVCE) est une institution unique, véritable plateforme de référence en matière de création et de diffusion de contenus à haute valeur ajoutée sur l'histoire de la construction européenne par le biais des technologies de l'information et de la communication.

Les travaux du CVCE se caractérisent par une approche horizontale et pluridisciplinaire, visant à valoriser et exploiter le patrimoine européen. Les compétences du Centre s'organisent autour de trois piliers:

une plateforme consacrée à la recherche, la collecte, la sélection, le traitement et la diffusion d'informations sur le processus de la construction européenne,
une plateforme qui met en œuvre des technologies de pointe et constitue une référence dans le domaine des Bibliothèques virtuelles,
une plateforme au service des citoyens européens et du monde de l'éducation.

La recherche et l'innovation sous-tendent toute la démarche du Centre. En effet, au fil des années, un réseau de coopération scientifique s'est organisé, du simple échange d'informations à l'approche collaborative active.

Ce faisant, le CVCE (et préalablement le projet ENA) est devenu pionnier dans la préservation et la valorisation des ressources culturelles et scientifiques européennes. Fort d'une expérience de plus de dix ans dans le partage et la transmission des ressources numérisées, le Centre est un laboratoire unique en Europe dont les travaux s'intègrent à la mise en œuvre des environnements d'information de demain (bibliothèques numériques, initiative i2010 de la Commission européenne).

Le CVCE, en particulier à travers la banque de connaissances ENA (www.ena.lu), développe un service de mise à disposition et de valorisation du patrimoine européen pour tous les citoyens.

Etablissement public luxembourgeois, le Centre a bénéficié depuis les débuts du projet du soutien actif de la Commission européenne et de l'Etat luxembourgeois (Ministère d'État puis Ministère de la Culture, de l'Enseignement supérieur et de la Recherche). Il s'agissait alors d'aider les citoyens à mieux comprendre les débats et enjeux de l'Europe de demain grâce à un éclairage historique et didactique rendu attractif par les nouvelles technologies.

En effet, le Centre a su s'appuyer sur les technologies les plus avancées pour mettre en valeur, organiser et diffuser des savoirs épars, devenant ainsi un carrefour virtuel des connaissances sur l'histoire de l'Europe, exemple type du développement des nouvelles formes d'accès au savoir.

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Jérémie Coste

Consultant Office 365 SharePoint - Management and User Adoption

Chef de Projet Intranet