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Caroline SEGUY

Caroline SEGUY

Coordinatrice Logistique / Transport / Opérations - Freelance

43 ans
Permis de conduire
France
Freelance En recherche active
Contactez-moi
Coordinatrice événementielle, j'évolue depuis 10 ans dans l'environnement du sport professionnel.

Disponible et motivée pour de nouveaux challenges à l'international, n'hésitez pas à me contacter...
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Expériences
  • Management des opérations logistiques sur le site en construction

    . Coordination des transferts navette entre le site et l'hotel
    . Organisation hebdomadaire des lunchs
    . Liaison avec les équipes techniques pour les besoins logistiques
    . Consolidation des informations pour la publication de la DAILY SHEET
    . Gestion de la caisse

Manager Logistique

HBS - FIFA Women's World Cup
Mai 2019 à juin 2019
  • Liaison avec l'hotel (facilité de check-in, stockage de matériel, arrivées en groupe)
  • Coordination des transferts inter-stades pour l'équipe de Production
  • Coordination et supervision des opérations de fret sur site (livraison, enlèvement, mise sur palettes)
  • Organisation de la restauration (liaison avec le prestataire, livraison de panier repas, distribution de ticket repas...)
  • Gestion des accès parking (Broadcast Compound et parking médias)
  • Gestion des clés et suivi des dépenses de caisses
  • Management d'une équipe de runners drivers (planning et répartition des taches)
  • Coordination des opérations de transport pour le programme Hospitalités de NBC pendant la Ryder Cup

    • Planification et coordination des opérations transport (chauffeurs, véhicules, prestataires)
    • Dispatch des véhicules (hôtel, Golf)
    • Support pour les départs et arrivées (aéroport)
  • Management des opérations logistiques pour l'équipe de Production IGBS au Patriot Stadium

    • Planification et coordination des transports (bus, chauffeurs)
    • Liaison avec l'hotel (facilité d'accès pour les bus, check-in des nouveaux arrivants, laverie)
    • Facilitation de l'accès au staff (processus d'accréditations)
    • Distribution des uniformes
    • Coordination des livraisons sur site (Fret, livraisons journalières, materiel de production)
    • Coordination de la restauration sur site (liaison avec le prestataires, suivi des commandes)
    • Suivi des opérations RH sur site (planning des stagiaires, liaison avec l'Assurance Internationale)
    • Management de la caisse et suivi des dépenses du site

Adjointe du Manager Information Desk - IBC - 2018 FIFA World Cup

HBS
Mai 2018 à juillet 2018
Moscow
Russie
  • Support du manager dans la tenue du desk d'information à l'IBC

    • Recherche et consolidation des informations pertinentes pour les Broadcasters
    • Renseignement, et distribution d'informations
    • Intermédiaire entre la FIFA, FBST, le Comité d'Oganisation et HBS
    • Management d'une équipe de 10 personnes
  • Planification des demandes de transfert entre les differents sites de competition
  • Organisation des transport et ajustement des vehicules en fonction des demandes
  • Suivi des operations et tracking des vehicules
  • Liaison permanentes avec les chauffeurs et les clients pour assurer le bon deroulement des operations
  • Commissionnement/Décommissionnement de la flotte de véhicules (130 voitures) en liaison avec Toyota.
  • Finalisation des besoins pour le bon déroulement des opérations.
  • Coordination de la formation des volontaires/staff.
  • Supervision et organisation du dépôt de véhicules.
  • Implémentation du tracking des véhicules.
  • Planification et organisation des opérations journalières des clients (demandes de transport, changement de shifts)
  • Soutien au directeur de site (pour le site de Paris Accor Hotel Arena) dans la conduite des operations Médias, Accréditations et Bénévoles:

    • Coordination des opérations médias sur site (set-up, suivi, liaison avec la Direction de Site)
    • Processus d’accréditations (suivi des demandes, assistance aux différents interlocuteurs, arbitrage)
    • Supervision du programme des bénévoles Paris en contact avec les Référents bénévoles.
  • Management, planification et organisation des opérations de transport (programmation des demandes des invités sur le logiciel, gestion des VAPPs pour les 22 véhicules) sur Rio de Janeiro
    . Planning des chauffeurs
    . Dispatch des vehicules (hotel, aeroport, stades)
    . Coordination et suivi des operations
  • Management d une equipe de chauffeurs
    . Formation
    . Répartition des transferts
    . Suivi des missions
  • Coordinatrice du Services aux Athlètes - Tir à l'Arc (Sambodrome)
    • Distribution des accréditations aux équipes
    • Liaison avec le prestataire transport pour les transferts des équipes
    • Management d'une équipe de volontaires
    • Contrôle des accès
    • Supervision du lounge des athlètes
  • Coordinatrice du Services aux Fédérations Internationales - Natation (Estádio Aquático Olímpico)
    • Liaison avec les différents services pour assurer le bon déroulement des opérations (wifi, menage, catering...)
    • Coordination des meetings entre le LOC Rio 2016 et la FINA.
  • Logistics Runner
    • support dans le processus d'arrivées (liaison avec le chauffeur de bus, pick-up à l'aéroport, accueil)
    • Uniformes : support dans la distribution
  • Représentante RH & Finance sur site
    • Suivi de caisse (réconciliation avec les dépenses, préparation et distribution de per diem)
    • Contact avec l'assurance pour le suivi des problèmes médicaux des employés et prestataires
    • Suivi des absences
  • Athletic's spotter
    • Assistante du service de production pour les sessions d'athlétisme (liaison radio depuis le stade pour communiquer les résultats en directs, informations diverses)
  • Accomodation - Liaison avec les hotels pour les rooming lists.
  • Transport - Planning et coordination des runners drivers pour les transports locaux et inter-venues. Gestion des véhicules.
  • Uniformes - Support dans la distribution des uniformes IBC et préparation des envois sur site.
  • Accréditation - Support dans le processus d'accréditations temporaires.
  • Assistante Logistique :
    • Préparation et distribution des uniformes.
    • Elaboration et Coordination des plannings des drivers (avec suivi des présences).
    • Distribution des compléments d'accréditations.
  • Assistante Information (jours de matchs)
    • Assistance et aide à l'installation en Tribune Commentateurs (en liaison avec les services techniques).
    • Distribution des feuilles de composition des équipes.
    • Facilitation de l'accès aux Studios de Présentation.
  • Processus de Formation : Coordination et planification.
  • Consolidation des données des salariés.
  • Coordination des embauches opérationnelles : contacts, contrats, per diem...
  • Relation avec les réalisateurs pour élaboration des plannings - Ligue 1 de Football.
  • RÉSEAUX SOCIAUX (en lien avec le service Information) :
    • création d'une identité sur divers réseaux sociaux (Linkedin, Wikipédia, Twitter).
    • animation du Twitter conformément aux attentes de l'entreprise
En savoir +
  • Support dans la réalisation du Guide des Médias
  • Gestion des Accréditations Médias
  • Gestion du Centre de Presse aux Sables d'Olonne (1000 journalistes accrédités) et à Paris.
  • Information des journalistes sur l'actualité en direct de la course
  • Lien avec les attachés de presse bateaux pour l'organisation des vacations
En savoir +
  • Recrutement : évaluation des besoins, entretiens de sélection, affectations aux 90 missions
  • Journée des volontaires (18 Mars) - Disneyland Paris : convocation, management, organisation de la
    journée pour les 1500 volontaires franciliens
  • Formation : 12500 H de formation, logistique, convocations, mise en place…
  • Logistique : aménagement du Centre des Volontaires, gestion des repas, des transports, distribution des
    uniformes. Organisation de soirées, gestion de budget, communication (journal jours de match…)
  • Communication : Newsletter, articles...
  • Billetterie : Coordination de la distribution des billets de matchs aux volontaires
En savoir +
  • Gestion au quotidien :
    • Rédaction de communiqués de presse
    • Réalisation de dossier de Presse
    • Mise en place de conférences de presse (Pré Championnats d'Europe - Titre de Champion d’Europe 2006. 30 journalistes).
  • Prise de contacts médias, relances téléphoniques...
  • Tournoi de Bercy :
    • Gestion de la Tribune Presse (installation, feuille de match, interviews…).
    • Coordination de la Zone Mixte.
Formations

Master 2 - Management du Sport Professionnel

Université Rouen Haute Normandie

Septembre 2005 à juin 2006
Mention Bien
En savoir +
Compétences

Langues

  • Portugais / Brésilien : compétence professionnelle
    Avancé
  • Anglais : capacité professionnelle complète
    Avancé
  • Allemand : notions
    Notions
  • Japonais : en cours
    Notions
  • Travail dans des environnements internationaux (Brésil, Allemagne, Chine, Afrique du Sud...)
    Expert

Evénementiel

  • Coordination de projet
    Avancé
  • Mise en place opérationelle
    Avancé
  • Gestion de crises
    Avancé
  • Logistique
    Bon niveau
  • Management d'équipes
    Bon niveau
  • Processus d'accréditations
    Bon niveau
  • Transport
    Avancé

Relations presse

  • Réalisation de supports pour les journalistes
  • Prise de contacts avec les médias
  • Gestion opérationnelle (centre de presse, tribune de presse, zone mixte)
  • Revue de Presse
  • Coordination des relations presse sur évenement
Centres d'intérêt

Caféologie

  • Apprentie Barista (formation débutante)
  • Intérêt pour le café de spécialité
  • Bénévole au Championnats du Monde de Café (Brésil) et aux Championnats de France (Paris)

Implication sur des évènements internationaux comme bénévole

  • Jeux Olympiques de Pékin 2008 - CNOSF (accueil des invités - support dans le processus d'accréditations – support dans la mise en place et coordination des conférences de presse)
  • Internationaux de Badminton 2007 (Médias)
  • Coupe du Monde de Football 2006 (opératrice accréditations)
  • Jeux Olympiques d'Athènes 2004 - CNOSF (accueil des invités)
  • Championnats du Monde d'Athlétisme Paris 2003 (accueil des accrédités)

Voyages

  • découverte de nouvelles cultures (Asie, Afrique, Europe, Amérique du Sud...)

Sport

  • Swedish Fit
  • Gymnastique Rythmique (12 ans de pratique) - Diplôme d'entraineur Niveau 1
  • Surf
  • Capoeira
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