Astrid SPANGENBERG
OFFICE MANAGER
55 ans
Chatillon France
En poste
Ouverte aux opportunités
Assurer l’assistanat, la coordination logistique et administrative d’une activité ou d’un service via mes compétences pluridisciplinaires
- Gestion de projets : prise en charge et réalisation de dossiers ou missions délégués
- Organisation : planification et logistique des réunions de direction, séminaires, déplacements professionnels et gestion agendas
- Communication : rédaction comptes-rendus de réunion, réalisation et diffusion d’un journal interne d’entreprise
- Rôle d’interface entre le manager et son réseau d’interlocuteurs (autres directions ou services, Groupe, clients externes)
- Animation d’une équipe : organisation et coordination du travail
- Gestion des relations avec le bailleur et les sous-locataires : état des lieux, bail, suivi et refacturation des charges
- Facturation : contrôle et validation des factures des services
- Trésorerie : tenue et suivi de la trésorerie de filiales
- Rédaction/Communication : définition et mise en place de procédures internes/supports de communication
- Immobilisations : suivi et mise à jour de l’inventaire
- Gestion et administration du personnel (65 salariés) : contrats de travail, accueil nouveaux salariés et formalités administratives afférentes, déclarations, mutuelle ...
- Gestion des congés payés/ARTT
- Organisation réunions IRP, élections des délégués du personnel
- Mise en oeuvre du plan de formation, DIF ...
- Contrôle des notes de frais, mise en place procédure frais de vie
- Gestion des visites médicales
- Mise en place d'un livret d'accueil
- Mise en place et gestion de l'intranet
- Logistique et gestion multi-services : courrier, archivage, restauration, reprographie, déménagements internes et transferts de sites
- Gestion de locaux : aménagement des espaces de travail communs, contrôle d’accès, hygiène, entretien et maintenance
- Gestion des contrats de prestations de services : équipements et installations
- Achats : commandes de mobilier, équipements, fournitures de bureau, consommables informatiques, photocopieurs
- Gestion flotte téléphones mobiles
- Gestion des relations clients et fournisseurs : offres commerciales, expéditions, facturation, relances comptables, devis fournisseurs, contrôle et suivi livraisons, règlements
- Autonomie
- Polyvalence
- Rigueur, méthode
- Discrétion
- Capacité à prioriser, sens de l'organisation
- Esprit d'initiative
- Esprit d'équipe
- Pack office : Office 365, Word, Excel, PowerPoint
- Photoshop (notions)
- Messagerie : Outlook, Lotus Notes
- Notilus : administratrice filiale
- Anglais: niveau intermédiaire
