Expériences — Marianne Longuève

CV réalisé sur DoYouBuzz

Expériences

Gestion administrative et financière de la formation au sein d’une équipe de 10 personnes
Accueil et communication avec les stagiaires et les formateurs
- Relation clients et formateurs pour mise en place des formations
- Envoi des conventions de formation et programmes au client/stagiaire, des feuilles de route au formateur
- Garante des demandes documentaires : vérification auprès de l’équipe pédagogique le versionning des supports
Assurer la gestion financière de l’organisme de formation
- Émettre les factures auprès des clients ou des financeurs OPCO
- Coordonner les actions inter services avec la comptabilité : suivi des encaissements, assurer les relances, déterminer les frais des intervenants
Prendre en compte les besoins en statistiques
- Assurer la réalisation, le suivi et les états de reporting hebdomadaires
- Préparer les éléments en vue du bilan pédagogique et financier de 2018
Gestion de la réclamation client

Description de l'entreprise

Filiale du Crédit Foncier

Recrutée dans un premier temps en septembre 2016 pour épauler la coordinatrice des programmes, l'Ifomene m'a ensuite proposée un CDI pour la remplacer à partir de l'été 2017.
Depuis, je suis en charge d'une des formation principale de l'Institut : le Diplôme Universitaire de Médiateur.
J'ai pour principales missions :
- De renseigner les futurs participants sur les différentes formations de l'Ifomene.
- Dans certains cas, de les aider à l'élaboration d'une demande de prise en charge.
- De les inscrire (administratif : logiciel Helisa, paiements transférés au Secrétariat Universitaire / pédagogie: tableaux Excel de suivi).
- Envois des confirmations d'inscription, des fiches d'information à remplir, des convocations aux cours, des attestations de fin de formation.
- La gestion de suivi du participant : élaboration d'un trombinoscope de la promotion, d'un livret d'accueil, report de participation à un cours de la session suivant.
- Dans le cadre de la formation continue, j'établis les feuilles d'émargement individuel; les attestations d'entrée en stage, les attestations d'assiduité.
- En lien avec les intervenants, je reçois leur supports de cours, j'en assure la reprographie, j'élabore les feuilles d'émargements et les feuilles d'évaluation de l'enseignement.
- Je réponds au téléphone, aux courriers et aux courriels.

Détails de l'expérience

Ma fiche de poste ayant été repensée à ma prise de fonction, j'ai affirmé ma volonté de participer à l'amélioration de la communication en plus de mes tâches d'assistante pédagogique.
En adéquation avec la charte graphique de l'ICP, j'ai ainsi remis en forme tous les programmes et les brochures de l'IFOMENE à l'exception des documents concernant les formations académiques (soit deux formations sur dix).
Accueil téléphonique de l'IFOMENE, j'aime particulièrement la dimension humaine de la relation assistante pédagogique/participants qu'apportent ce genre de formations.
J'ai donc naturellement pris du temps pour répondre aux questions des personnes cherchant des détails sur les formations dispensées, laquelle choisir selon leur disponibilité et leur projet dans la médiation, ainsi que des conseils sur d'éventuelle prise en charge financière en formation continue, suivi par l'élaboration de devis nominatifs, constitution de dossiers des OPCA, de Pôle Emploi, des employeurs.
L'IFOMENE a alors enregistré une hausse de participants aux formations dont j'ai la charge à hauteur de 14% à 26% environ.

Responsable parutions : confection, gestion et suivi des stocks et des commandes, expéditions, point de liaison avec les différents prestataires
Création de documents : dossiers appel à projets, courriers d’appels à dons, flyers, dépliants, programmes, affiches, visuels tous formats (tels que : stand, kakémono, badges), dossiers pour le jury du Prix Média, relation avec les différents acteurs externes
Assistante du directeur des missions sociales : gestion de l’agenda, des déplacements
Veille, reporting, suivi des retombées presse, mise à jour du site internet et de la page Facebook
Gestion administrative du personnel : saisie des congés et absences, tickets restaurant
Organisation de la cérémonie de la remise du Prix Média de la Fondation pour l’Enfance
Responsable des bénévoles de la Fondation pour l’Enfance
Accueil téléphonique et physique, accueil des invités lors des colloques

Gestion du calendrier du gérant, suivi de la facturation, des notes de frais
Gestion des dossiers clients : expédition, transit, documents douaniers, relations avec les différents prestataires
Gestion des commandes, tableaux de bord de suivi
Accueil des clients, des prospects au stand de Multigraphic, lors de salon tel que le VISCOM au Parc des Expositions de la Porte de Versailles
Accueil téléphonique et physique

Organisation des déplacements du personnel (environ 20 personnes)
Gestion administrative, suivi des interventions des ingénieurs (environ 10 personnes)
Gestion des fournitures
Gestion administrative des ressources humaines
Accueil téléphonique et physique

Conseillère clientèle au Service abonnés, puis au Service Fidélisation/Résiliation
Langage télémarketing
Réception et émission d’appels
Argumentations choisies en fonction du motif de résiliation
Offres commerciales
Gestion de conflits
Suivi des dossiers clients

Caisse
Cuisine, préparation produits (salades...)
Gestion des stocks
Décoration du restaurant, des vitrines
Animation des anniversaires
Responsable du bien-être des clients en salle, questionnaires sur la qualité du service

Marianne Longuève