Florence ISSANCHOU-JUILLET
Assistante de gestion administrative & financière
Titulaire de la fonction publique d'état
Enthousiasme et goût pour la nouveauté
Discrétion, grand sens de la confidentialité
Organisation, polyvalence
Autonomie, sens des priorités
Situation professionnelle
En poste
En recherche active
Présentation
Riche d'un parcours professionnel pluridisciplinaire, ma curiosité m'a permis d'embrasser des disciplines aussi différentes que la recherche clinique, l'archivistique, la formation professionnelle ou encore les ressources humaines. Mon très bon relationnel et mon sens de la communication me font me diriger naturellement vers des postes de gestion administrative axés sur la polyvalence de missions, me permettant ainsi de mettre à profit le panel diversifié de mes compétences tout en en développant d'autres.
Expériences
Gestionnaire administratif & financier
IRSL Saint-Louis - Université Paris Cité
Depuis février 2022
Paris 10e
France
- Administratif : Gestion des dossiers de stages (UPC/Inserm). Gestion des conventions de stage et des gratifications. Secrétaire de séance des réunions mensuelles des gestionnaires de l'IRSL. Gestion des déplacements professionnels (réservation, ordres de missions & états de frais). Réalisation de différents documents. Archives des pièces comptables des équipes.
- Financier : Gestion des commandes pour 3 équipes de recherche (bons de commande, services faits, contacts fournisseurs, litiges). Etablissements de différents tableaux de bord (suivi des commandes, états des subventions et crédits de recherches).
- Gestion commune : Organisation, coordination et gestion des contrôles annuels des appareils de laboratoires (centrifugeuses, incubateurs et hottes PSM) avec mise en place d'un inventaire commun pour le bâtiment Hayem.
- Gestion commune : Gestion des commandes d'azote liquide pour le bâtiment Hayem (Bons de commandes, services faits, vérification des livraisons hebdomadaires, gestion du tableau de suivi des besoins par équipes).
Assistante de direction
Ministère de l'Education nationale, de la jeunesse et des sports
Janvier 2018
à février 2022
Paris 7e
France
- Administratif : gestion de l'agenda du sous-directeur et des 5 chefs de bureau de la sous-direction. Interface entre les différents bureaux de la sous-direction. Filtrage, gestion des appels téléphoniques, préparation et mise en forme des dossiers du sous-directeur. Dactylographie et mise en forme de documents (notes, rapports, procédures de travail, etc.). Organisation des réunions de travail de la sous-direction. Suivi des parapheurs destinés au directeur général de la DGESCO et au Cabinet du Ministre (habilitation Elise).
- Ressources Humaines : accueil des nouveaux personnels/stagiaires (réalisation et mise à jour du livret de présentation de la sous-direction). Gestion des ordres de mission et des états de frais (Chorus DT). Gestion et suivi de la campagne d'évaluation professionnelle annuelle pour l'ensemble des personnels de la sous-direction (habilitation Oscare). Gestion des demandes de télétravail pour la sous-direction (dossier initial et renouvellement ; fiche de demande de matériel informatique sécurisé).
- Logistique : gestion du matériel (commandes de fournitures et gestion du stock, suivi de l'entretien des copieurs). Prise en charge de la logistique de réunions (réservations de salles, organisation de visioconférences, gestions des prestations hôtelières). Support à l'organisation des dialogues stratégiques de gestion et de performance des académies (contact Imprimerie pour la sous-direction, gestion de la logistique et de la signalétique).
- Archivistique : gestion des archives électronique avec mise en place d'un plan de classement pour le sous-directeur. Aide à la mise en place d'un plan de classement pour les bureaux rattachés à la sous-direction.
- Budget : gestion du tableau de recensement annuel des besoins de frais de déplacement et de convocations à l'initiative de la centrale pour l'ensemble des bureaux de la sous-direction. Gestion & suivi du tableau financier de la sous-direction pour les ordres de mission et des états de frais des agents de la sous-direction.
- Questions Ecrites du Parlement : intégration des textes et/ou de leurs corrections dans l'outil dédié (habilitation REPONSES). Suivi l'avancement des QE adressées aux bureaux rattachés à la sous-direction ou directement au sous-directeur via la réalisation d'un tableau de gestion.
Responsable de gestion administrative & financière - Département des Patrimoines Culturels
AP-HP
Depuis juin 2016
Paris/Kremlin Bicetre
France
- Encadrement : encadrement du personnel de la Cité des Archives (3 personnes).
- Logistique : responsable de la maintenance, de l'entretien et du suivi des travaux de la Cité des Archives (Bicêtre).
- Ressources Humaines : gestion des congés, des plannings de présence des agents du DPC (habilitation Gestime). Rationalisation et fusion des plannings (3 sites) via une gestion avec l'outil Precyplan. Correspondant du service formation avec élaboration du plan annuel de formation, réalisation et gestion des dossiers de formation des agents du DPC.
- Budget : gestion des besoins des 3 sites. Suivi des dépenses du DPC via un tableau de gestion. Création et suivi des demandes d'achats, réception et vérification des commandes (habilitation Chorus).
- Bibliothèque : présidence de la salle de lecture comprenant l'accueil du public et conseil scientifique, commande des ouvrages ou documents (Mnesys).
- Archives : gestion des demandes de dérogation de consultation et de consultation par extrait des documents non librement communicables. Aide au récolement, préparation et réintégration des communication pour la salle de lecture, traitement de fonds des archives (tri, classement, rédaction d'inventaires, indexation) ; aide à la valorisation des fonds.
Assistante médico-administrative - Réanimation Centre Traitement des Brûlés
AP-HP
Février 2013
à juin 2016
Hôpital St Louis, Paris 10e
France
- Assistanat : gestion de l'agenda du Chef du Département de Réanimation du Centre de Traitement des Brûlés. Organisation de réunions, commissions, conférences, téléconférences et des supports nécessaires. Création ou amélioration de procédures administratives générales et spécifiques de travail (création de supports dans le cadre de la formations internes des nouveaux secrétaires et adjoints administratifs).
- Recherche médicale : assistanat sur différents projets de recherches (Dossiers CCTIRS, CPP, etc...). Gestion de tableau de bord et suivi des indicateurs de différents protocoles de recherches cliniques. Création et gestion de la base de données multicritères TRIREME (informations médico-administratives) dans le cadre d'aide à la recherche d'informations pour différentes études.
- Secrétariat médical : préparation des dossiers médicaux dans le cadre de réquisitions judiciaires.
- Archives : mise en place d'une politique archivistique des dossiers médicaux (transferts vers les archives centrales de l'établissement, création d'un tableau de gestion des dossiers médicaux).
Assistante médico-administrative Département de gastro-entérologie
AP-HP
Février 2010
à janvier 2014
Hôpital St Louis, Paris 10e
France
- Secrétariat médical : gestion médico-administrative de deux médecins (agendas, préparation des consultations, dactylographie des comptes-rendus de consultation et d'hospitalisation, déplacements professionnels). Secrétaire administrative du centre d'Endoscopie (gestion des résultats, classement, archives informatiques). Aide ponctuelle à l'accueil du secrétariat hospitalier.
- Archives : gestion des dossiers médicaux pour les consultations et les hospitalisations. Création et gestion d'un tableau de bord pour la traçabilité de dossiers médicaux (tableur Excel).
Secrétaire de direction - Département Accueil, Communication & Diffusion
AP-HP
Septembre 2008
à février 2010
Siège, Paris 5e
France
- Assistanat : gestion d'un agenda professionnel/privé complexe et mouvant connecté et assistance ponctuel d'ordre privé. Gestion du calendrier des missions des chefs des services rattachés au département et de leurs échéances (hôtellerie, Courrier & Accueil, Imprimerie) . Organisation de réunions internes et externes et réalisation des différents supports nécessaires. Gestion des contrats de location et avenants des distributeurs automatiques. Support à la gestion des contrats La Poste avec prise en charge du dossier "Lettre électronique".
- Communication : participation à la rédaction des bulletins d'information interne (papier et électronique). Mise en forme puis mise en ligne après validation des menus hebdomadaires du self du personnel.
Développement et gestion un suivi du livre des remarques des usagers du self du personnel - Budget : mise à jour du tableau de suivi des consommations hôtelières (self du personnel et distributeurs automatiques) et élaboration de statistiques trimestrielles.
- Logistique : gestion des distributeurs automatiques de boissons et aliments (contrôle des prestations, entretien & dépannage, porte-monnaie électronique).
- Ressources Humaines : gestion du planning des chefs de services.
Secrétaire médicale - Laboratoire d'Histologie, Biologie de la reproduction et CECOS
AP-HP
Octobre 2006
à septembre 2008
Hôpital Tenon, Paris 20e
France
- Secrétariat médical : préparation, enregistrement et classement des dossiers médicaux. Gestion des demandes de destruction des matériaux biologiques cryogénisés. Gestion des dossiers de demande de PMA sur le plan administratif et juridique. Accueil physique et téléphonique des patients & réparation des salles d'examens (roulement).
- Budget : gestion des frais annuels de conservation (émissions et expédition des factures, enregistrement des règlements, relance des impayés).
Secrétaire médicale Hématologie & Greffe de moelle
AP HP
Novembre 2004
à octobre 2006
Hôpital st Louis, Paris 10e
France
- Secrétariat médical : gestion médico-administrative de deux médecins (agendas, préparation des consultations, dactylographie des comptes rendus de consultation et d'hospitalisation). Participation aux réunions internes (staffs de dossiers médicaux, staffs entrée/sortie patients).
- Administratif : création et mise à jour des procédures JACIE (procédures de soins spécifiques en anglais - habilitation JACIE).
Secrétaire médicale - Fédération de Gestion commune de Biochimie médicale, Hormonologie & Biologie moléculaire
Ap-HP
Septembre 1997
à novembre 2004
Hôpital Hôtel-Dieu, Paris 4e
France
- Secrétariat médical : gestion de l'agenda complexe et mouvant du chef de service. Gestion des appel téléphoniques. Elaboration de divers documents informatifs dans le cadre de colloques, symposiums (flyers, dépliants, affiches). Dactylographie des résultats de biologie moléculaire. Mise en place d'un système d'archivage (papier & informatique).
- Recherche médicale : support au secrétariat de l'unité de recherche du chef de service (Faculté de médecine Saint-Pères - Paris).
- Bibliothèque : gestion de la bibliothèque professionnelle de la FGC : acquisition, catalogage, récolement, veille documentaire.
Secrétaire médicale - Laboratoire de Microbiologie & bactériologie
AP-HP
Juin 1993
à septembre 1997
Hôpital Hôtel-Dieu, Paris 4e
France
- Secrétariat médical : accueil physique et téléphonique. Réalisation de documents divers dactylographie d'articles scientifiques. Accueil, enregistrement et dispatching auprès des techniciens de laboratoire des prélèvement (astreinte par roulement le samedi).
- Bibliothèque : gestion de la bibliothèque du laboratoire avec acquisition, catalogage, récolement, recherches documentaires.
- Budget : gestion et enregistrement de l'activité du service (système GAMM).
Langues
-
Anglais
Niveau B1
Formation en ligne avec certification dispensée par le Centre National de la Fonction Publique Territoriale & la Haute Autorité pour la Transparence de la Vie Publique.
Diversité et égalité professionnelle homme/femme
Ministère de l'Education Nationale, de la Jeunesse et des Sports
Depuis novembre 2021
ASI-Tech - Préparation au concours interne
Ministère de l'éducation nationale, de la jeunesse et des sports
Février 2020
à avril 2020
Pas de participation au concours (arrêt pour COVID)
Communiquer à l'oral : exprimer et structurer ses idées
Ministère de l'éducation nationale, de la jeunesse et des sports
Mars 2020
Se préparer à l'entretien professionnel et à l'entretien de formation (agents)
Ministère de l'éducation nationale, de la jeunesse et des sports
Juin 2018
Accompagnement à la pratique managériale
Institut de formation des cadres de santé - AP-HP
Février 2017
à juin 2017
Pré-requis pour le poste de responsable de gestion administrative & financière du Département des patrimoines Culturels.
Aspects pratiques de la réglementation de la présence et de l'absence au travail
Institut de formation des cadres de santé - AP-HP
Octobre 2016
Pré-requis à la gestion du personnel médico-administratif et hospitaliers et à l'utilisation du logiciel Gestime.
Formation obligatoire des personnels de la fonction publique hospitalière.
Formation professionnelle Assistante de Direction module 2.
Formation professionnelle Assistante de Direction module 1.
Centres d'intérêt
Lectures
Musique
Sport
- Tir sportif
- Tir à l'arc
- Qi Gong