Il y a quelques semaines, nous vous vantions les mérites de l'entreprise 2.0. Seulement voilà, la théorie c'est bien beau, mais passer à la pratique peut vite devenir compliqué ! Chez DoYouBuzz, cela faisait plusieurs jours que nous essayions de partager nos calendriers, sachant que certains utilisaient Outlook, d'autres Google Agenda, et d'autres enfin des trucs compliqués sous Linux… Aujourd'hui, nous allons donc vous expliquer comment partager et synchroniser les calendriers de tous les collaborateurs d'une entreprise, sans forcer personne à utiliser un logiciel spécifique… et sans débourser un centime !

Petit rappel : pourquoi partager des calendriers ?

Dans une entreprise, certains collaborateurs sont constamment occupés : en rendez-vous, en déplacement, en réunion, à un petit-déjeuner, un apéro, etc. Bref, dans ce genre de situation, caler un rendez-vous peut être un véritable chemin de croix ! La solution, vous l'aurez compris, est de bien diffuser l'information entre les collaborateurs, via … le partage de calendrier.

Suivez le guide !

1. Créez un compte sur Google Agenda et synchronisez-le avec Outlook

Créez un compte sur Google Agenda, puis installez l'outil de synchronisation fourni par Google. Vos agendas Google et Outlook sont désormais synchronisés. Facile.

2. Partagez votre agenda Google avec l'agenda Outlook d'un collaborateur

Maintenant, il suffit de partager votre agenda Google avec un collaborateur pour que celui-ci ait accès à toutes les mises à jour que vous effectuez sur Outlook.

Sur Google Agenda, choisissez l'agenda à partager (sur la gauche de l'interface), cliquez sur "Paramètres de l'agenda", puis copiez l'URL privée de votre agenda, au format iCal (clic droit sur le bouton vert, puis "copier l'adresse du lien").

Maintenant, vous avez l'URL de votre calendrier Google, qui est aussi le reflet de votre calendrier Outlook.

Cependant, pour qu'un calendrier soit ajouté en mode synchronisé sur Outlook, il faut l'ajouter via le protocole webcal… Reprendez donc l'URL que vous avez copié précédemment, et remplacez http:// par webcal:// (sacré feinte, hein ?). Vous pouvez maintenant transmettre cette nouvelle URL à votre collaborateur. Elle ressemble à webcal://www.google.com/calendar/ical/[...]/basic.ics.

Quand votre collaborateur clique sur cette URL, Outlook s'ouvre et propose d'ajouter un nouveau calendrier partagé. L'icône de ce nouveau calendrier contient une petit flèche bi-directionnelle, symbole d'un calendrier synchronisé sous Outlook :

Et voilà, votre agenda est désormais synchronisé avec votre collaborateur ! Vous n'avez plus qu'à effectuer l'opération en sens inverse pour que celui-ci ait accès à votre calendrier personnel.

Note : si le navigateur de votre collaborateur ne s'ouvre pas quand vous lui envoyez ce lien ("protocole non supporté"), vous devez modifier la bage de registre de windows… Quelques détails en anglais.

3. Aller plus loin ?

Grâce à cette petite manipulation, votre calendrier Outlook est désormais disponible, via Google, au format iCal. C'est-à-dire que vous pouvez l'utiliser à peu près n'importe où ! Google joue ici le rôle de passerelle vers le monde merveilleux de la portabilité des données. 

Ci-dessous, un exemple d'intégration du calendrier sur Netvibes :

Disclaimer : cette solution n'est pas sans poser de problème. En effet, les collaborateurs qui ajoutent votre calendrier peuvent également le modifier. A vous de vérifier si cela ne pose pas de problème dans votre structure.