Amandine AGUILAR
Chargée de projets évènementiels
Evènements
Communication
Projets
Organisation
36 ans
Permis de conduire
Meyzieu (69330) France
En poste
En simple veille
Mes différentes expériences dans le monde de la communication m’ont permis de déceler les vertus de la communication évènementielle.
Passionnée et rigoureuse, j’ai donc choisi de faire de ce nouveau média mon métier. L’expérience que j’ai acquise dans la stratégie et l’organisation d’évènements me permet de vous proposer aujourd’hui un savoir-faire et une expertise certaine en la matière.
Pour cela, trois mots d'ordre afin de vous garantir le succès :
Passionnée et rigoureuse, j’ai donc choisi de faire de ce nouveau média mon métier. L’expérience que j’ai acquise dans la stratégie et l’organisation d’évènements me permet de vous proposer aujourd’hui un savoir-faire et une expertise certaine en la matière.
Pour cela, trois mots d'ordre afin de vous garantir le succès :
- Créativité
- Réactivité
- Professionnalisme
Chargée de projets évènementiels
DSO
Depuis septembre 2017
- AU PREALABLE DE L'EVENEMENT
- Rencontre client
- Rédaction de cahier des charges à destination de traiteurs, hôtels, palais des Congrès
- Recherche de prestataires et négociation
- Repérages et visites des lieux de congrès, séminaires, hôtels...
- Réalisation de budget prévisionnel
- Réalisation des dossiers techniques
- Réalisation de supports de communication (dossier d'inscription, plaquette, banner, badges...)
- Recherche et approche d'animations, artistes... en direct
- Gestion et suivi des inscriptions : création de site d'inscriptions en ligne, suivi, saisie des inscriptions, envoi des confirmations et factures, envoi des informations pratiques...
- Organisation des relances communication pour les inscriptions
- Suivi des inscriptions (nombre de déjeuners, contingent hôtels...)
- Suivi du budget global de la manifestation
- Réalisation d'une TO DO list et d'un planning de travail
- Réalisation du déroulement technique global de l'évènement
- LORS DE L'EVENEMENT
- Présence sur les évènements
- Gestion de l'installation et de la logistique générale
- Brief des équipes (hôtesses, traiteur, transport...) sur place
- Suivi de l'installation générale
- Accueil des participants
- Accueil des VIP / Intervenants
- Coordination générale de l'évènement, et des soirées
- APRES L'EVENEMENT
- Debrief avec les équipes d'évènements
- Debrief avec les clients
- Elaboration des questionnaires de satisfaction et analyse
- Réflexion sur préconisations pour prochains évènements
- Suivi des règlements post-évènements
- Suivi des factures prestataires
- Réalisation du budget final
- ORGANISATION INTERNE
- Création base de données prestataires
- Mise à jour de la plaquette de présentation de DSO, méthodologie de travail, exemples d'interventions...
- Création de catalogues spécifiques team building, animation, festivités de Noel
- Mise à jour du site internet de l'entreprise
- Encadrement et tutorat des stagiaires
- Constitution fichier de prospection
- Réalisation de mailings réguliers
- Réponses aux appels d'offres
Chargée de projets évènementiels
CL Communication
Septembre 2011
à septembre 2017
CDI
69300 Caluire
France
- AU PRÉALABLE DE L’ÉVÈNEMENT
- Rencontre client
- Rédaction de cahier des charges à destination de traiteurs, hôtels, palais des Congrès
- Recherche de prestataires et négociation
- Repérages et visites des lieux de congrès, séminaires, hôtels...
- Réalisation de budget prévisionnel
- Rédaction des dossiers de partenariats, bulletin de réservation partenaires...
- Constitution d'un fichier de contacts et prospection des partenaires
- Réalisation des dossiers techniques
- Réalisation de supports de communication (dossier d'inscription, plaquette...)
- Recherche et approche d'animations, artistes... en direct
- Gestion et suivi des inscriptions : création de site d'inscriptions en ligne, suivi, saisie des inscriptions, envoi des confirmations et factures...
- Organisation des relances communication pour les inscriptions
- Suivi des règlements partenaires et participants
- Organisation des relances relatives aux factures impayées
- Suivi des inscriptions (nombre de déjeuners, contingent hôtels...)
- Suivi du budget global de la manifestation
- Réalisation d'une TO DO list et d'un planning de travail
- Réalisation du déroulement technique global de l'évènement
- LORS DE L'EVENEMENT
- Présence sur les évènements
- Gestion de l'installation et de la logistique générale
- Brief des équipes (hôtesses, traiteur, transport...) sur place
- Suivi de l'installation générale
- Accueil des participants
- Accueil des partenaires, aide à l'installation
- Accueil des VIP / Intervenants
- Coordination générale de l'évènement, et des soirées
- APRES L'EVENEMENT
- Debrief avec les équipes internes
- Debrief avec les clients
- Elaboration des questionnaires de satisfaction et analyse
- Réflexion sur préconisations pour année N+1
- Suivi des règlements post-évènements
- Suivi des factures prestataires
- Réalisation des attestations de présence et envoi
- Réalisation du budget final
- ORGANISATION INTERNE
- Création base de données prestataires
- Amélioration de l'organisation du travail par la mise en place d'un calendrier des rendez-vous, tâches et échéances
- Mise à jour du dossier présentation de CL Communication, exemples d'interventions...
- Mise à jour du site internet de l'entreprise
- Assistance dans le recrutement
- Encadrement et tutorat des stagiaires
- Réponse aux appels d'offres
Assistante de projets évènementiels
CL Communication
Avril 2010
à août 2011
Stage
69300 Caluire
France
- AU PRÉALABLE DE L’ÉVÈNEMENT
- Rencontre client
- Rédaction de cahier des charges à destination de traiteurs, hôtels, palais des Congrès
- Recherche des prestataires et négociation
- Visites des lieux de congrès, séminaires... hôtels...
- Rédaction des dossiers de partenaires, bulletin de réservation partenaires...
- Prospection des partenaires
- Réalisation des dossiers techniques
- Réalisation de supports de communication (dossier d'inscription, plaquette...)
- Gestion et saisie des inscriptions
- Organisation des relances communication pour les inscriptions
- Réalisation des factures
- Suivi des règlements
- Organisation des relances relatifs aux factures impayées
- Suivi des inscriptions (nombre de déjeuners, contingent hôtels...)
- LORS DE L’ÉVÈNEMENT
- Présence sur les évènements
- Gestion installation logistique
- Accueil des participants
- Accueil des partenaires, aide à l'installation
- Accueil des VIP / Intervenants
- ORGANISATION INTERNE
- Création base de données prestataires
- Amélioration organisation de travail par mise en place d'un calendrier des rendez-vous, tâches et échéances
- Mise à jour du dossier présentation de CL Communication, exemples d'interventions...
Organisatrice de mariages
Occupation personnelle
Depuis octobre 2010
69 Lyon
France
- Organisation de A à Z
- Organisation partielles
- Rencontre client
- Rédaction des cahiers des charges à destination des traiteurs, DJ, photographes
- Recherche des prestataires
- Visites des lieux
- Réalisation des invitations, faire-part, noms de tables, menu...
- Proposition d'un thème et d'une charte graphique propre aux mariés
- Décoration sur place
- Proposition d'animations
- Réalisation du déroulement du Jour J
- Présence le jour J
Organisatrice de mariages
Eclat de rêves
Mai 2009
à août 2009
Stage
69003 Lyon
France
- Création d'outil récapitulatif de l'organisation
- Mise à jour du fichier salles
- Prospection et coordination des prestataires
- Mise en ligne de photos
- Mise en ligne de témoignages des mariés
- Coordination générale
- Rédaction cahier des charges à destination des traiteurs, DJ, photographes
- Rencontre clients
- Recherche des prestataires
- Proposition d'un thème et d'une charte graphique propre aux mariés
- Réalisation du déroulement
- Décoration sur place
- Présence jour J
- Prospection
- Constitution fichier commercial
- Présence sur salon
